Preventa, reservas y pedidos pagados sin enviar: cuándo toca emitir la factura

Abres la preventa un martes, cobras cuarenta pedidos en tres días y el producto no sale de fábrica hasta noviembre. El dinero ya está en tu cuenta. Las facturas no existen todavía. La pregunta que casi nadie se hace a tiempo es cuál de esas dos fechas manda.

El devengo es el momento en que la operación se entiende realizada a efectos del IVA. El plazo de expedición es el tiempo del que dispones, desde ese momento, para emitir la factura. El devengo arranca el reloj y el plazo dice cuánto puede correr.

Hay un tercer momento que no aparece en ninguna norma: el estado del pedido en el que tu tienda dispara la emisión. Ese lo eliges tú.

El registro de facturación nace con la expedición de la factura, no con el pedido. Un pedido pagado y sin facturar no ha comunicado nada a la Agencia Tributaria. Eso no lo convierte en un pedido tranquilo, porque el plazo puede estar corriendo igual.

¿Cuándo nace la obligación de emitir la factura de un pedido?

Con el devengo de la operación. A partir de ahí, el artículo 11 del RD 1619/2012 fija el plazo: si el destinatario es un consumidor final, la factura se expide en el momento de realizarse la operación; si es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo.

Las dos reglas conviven en la misma tienda. Un pedido de un particular y un pedido de una empresa entran por el mismo botón de pagar y salen con plazos distintos. Por eso el momento en que un cliente declara que compra como empresa deja de ser un detalle de formulario.

Esta es la tabla que merece la pena tener delante cuando montas una campaña con entrega diferida.

La quinta fila es la que más tranquiliza a quien abre su primera preventa. También es la que peor se interpreta. Que no haya nada emitido no significa que no hubiera que emitir.

¿Un pedido pagado y no enviado ya hay que facturarlo?

Depende de si ha habido devengo, y un cobro anticipado puede adelantarlo respecto de la entrega. Un pedido cobrado no siempre está pendiente de factura. Tampoco es un pedido que puedas dejar dormido hasta que te venga bien, porque el reloj puede haber arrancado el día del cargo.

Aquí hay que ser preciso con lo que este artículo puede afirmar. La normativa del IVA contempla que los pagos anticipados anteriores a la entrega produzcan el devengo del importe percibido. El encaje concreto de tu preventa depende de qué vendes, de qué has pactado con el cliente y de cuándo se entiende realizada la entrega. Esa lectura la hace tu asesor.

Lo que sí puede hacer una tienda es dejar de llamar «preventa» a tres cosas distintas:

• Lista de espera sin cobro. No hay cargo ni entrega, y no hay nada que facturar todavía.
• Reserva con señal. Hay un cobro parcial anterior a la entrega. Es el caso que más preguntas abre.
• Preventa con cargo íntegro. El cliente paga el total y espera semanas o meses al producto.

Las tres se ven iguales en el listado de pedidos de tu tienda. Fiscalmente no lo son. Si tu catálogo mezcla las tres, sepáralas con productos o con estados distintos antes de que llegue la primera campaña grande, porque después ya no se distinguen sin abrir pedido por pedido.

Si además vendes suscripciones o accesos por periodos, el criterio es otro. En operaciones de tracto sucesivo el impuesto se devenga cuando resulta exigible la parte del precio que comprende cada percepción, según el artículo 75.Uno.7.º de la Ley 37/1992. Manda la exigibilidad pactada, que en un contrato bien redactado coincide con el cobro.

¿Qué pasa si emito la factura fuera de plazo?

Que hay que emitirla igual, con la fecha de operación real y con la fecha de expedición real, que en ese caso no coinciden. Un retraso no se arregla poniendo una fecha que no fue. Es un incumplimiento formal del plazo de expedición, y su alcance lo valora tu asesor.

Las dos fechas son campos distintos y cuentan cosas distintas. La fecha de operación dice cuándo se realizó la venta. La fecha de expedición dice cuándo se emitió el documento. Cuando una tienda factura al día nadie las distingue, porque coinciden. Cuando una tienda arrastra retraso, la diferencia entre ambas es exactamente el retraso.

Ahí entra lo que hace el sistema, y toca decirlo con precisión. La responsabilidad de facturar en plazo es del titular del negocio. Factulit avisa cuando el plazo de un pedido se acerca y cuando ya ha vencido, y exige la fecha de operación al emitir tarde, de forma que el desfase queda escrito en el propio documento. Tú decides cuándo facturas; el sistema avisa y deja rastro.

Con dos límites que conviene tener claros desde el principio. El primero es que los avisos solo corren sobre los pedidos sincronizados: un histórico que nunca llegó al sistema no está vigilado por nadie. El segundo es que emitir hoy una factura atrasada la coloca en el punto de la serie que le toca hoy, no en el hueco de la fecha en que debió emitirse.

¿Cómo se documenta una preventa que al final se cancela?

Depende de si ya habías emitido. Si la cancelación llega antes de facturar, no hay factura, no hay registro y no hay nada que rectificar. Si llega después, la corrección se documenta con una factura rectificativa del artículo 15 del RD 1619/2012, un documento nuevo con su número y su registro encadenado.

La factura original no se borra ni se reescribe. La cadena de registros solo crece hacia delante.

Cuando hay que devolver un importe ya facturado, la modificación de la base imponible tiene sus propios supuestos y condiciones en el artículo 80 de la Ley 37/1992. Cuál de ellos encaja con una preventa que se cae depende del motivo de la cancelación. Es otra pregunta que se resuelve con el asesor y no con un ajuste en el panel.

Aquí se ve por qué pesa tanto la decisión del estado que dispara la emisión. Una tienda que factura al confirmar el pago emite pronto y rectifica cada cancelación. Una tienda que factura al entregar emite más tarde y rectifica mucho menos, siempre que el devengo se lo permita. No hay una respuesta buena para todas las tiendas; hay una que encaja con cómo vendes tú, y la eliges tú.

Cuatro decisiones de plazos antes de abrir una preventa

1. En qué estado del pedido se emite la factura, aplicado igual durante toda la campaña.
2. Qué haces con los clientes que compran como empresa, que tienen otro plazo y piden factura completa.
3. Quién revisa la cola de pedidos con el plazo próximo a vencer, y cada cuánto lo hace.
4. Qué pasa con los pedidos anteriores a conectar la tienda, que nadie está vigilando por ti.

Qué leer después

Este artículo trata del plazo para expedir cada factura. La otra pregunta, la de a partir de qué fecha estás obligado a emitir con un sistema VeriFactu, tiene su propia página en fechas y plazos de VeriFactu, con el 1 de enero de 2027 y el 1 de julio de 2027 explicados por tipo de obligado. Y cómo encaja todo esto en el día a día de una tienda está en VeriFactu para tiendas online.