VeriFactu para tiendas online: la guía completa

¿Qué es VeriFactu y qué cambia para una tienda online?

VeriFactu es el sistema de facturación verificable regulado por el Real Decreto 1007/2023 y desarrollado por la Orden HAC/1177/2024. Obliga a que tu programa de facturación genere, por cada factura, un registro de facturación encadenado con el anterior mediante una huella digital, inalterable, y que lo remita a la Agencia Tributaria. Para tu tienda, el cambio es de fontanería, no de escaparate.

El concepto nuevo es el registro de facturación: un dato estructurado que acompaña a cada factura y que contiene su identificación, sus importes, su calificación fiscal y la huella del registro anterior. Esa huella es lo que forma la cadena: si alguien altera o borra una factura a posteriori, la cadena deja de cuadrar y se nota.

El segundo concepto es el SIF, el sistema informático de facturación: el programa que genera los registros y que se identifica ante la Agencia Tributaria con su IDSistemaInformatico —NIF del productor del software, nombre, versión y número de instalación—. No lo identifica tu NIF, sino el del fabricante. Esa distinción parece menor y explica la mitad de las dudas que verás más abajo.

Para tu operativa diaria, lo que cambia es esto:

• Ya no puedes emitir una factura, borrarla y volver a emitirla con otro número. Los errores se corrigen con una rectificativa o con un registro de anulación, y ambos dejan rastro.
• La numeración deja de ser un detalle interno: serie + número tiene que ser único bajo tu NIF. De ahí viene el error 3000 de duplicado.
• Cada factura lleva su código QR de verificación desde la expedición, no solo cuando la Agencia Tributaria acepta el registro.
• Y todo esto tiene que pasar solo: una tienda con cientos de pedidos al mes no puede depender de que alguien pulse un botón por venta.

Hay dos modalidades. En la modalidad VeriFactu los registros se remiten a la Agencia Tributaria conforme se generan. En la modalidad no VeriFactu no se remiten, pero deben firmarse electrónicamente y conservarse, con más obligaciones de custodia. Las dos son legales; la primera es la que simplifica la vida a una tienda online.

¿Quién está obligado a VeriFactu y desde cuándo?

Están obligados los empresarios y profesionales que expidan facturas y usen sistemas informáticos para hacerlo. Las fechas son dos, no una: 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto de obligados. Consulta tu caso concreto en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

La confusión más extendida es dar por buena una sola fecha para todo el mundo. Si tu tienda la lleva una sociedad limitada, tu fecha es enero de 2027. Si eres autónomo, julio de 2027. Y si tienes las dos cosas, cada obligado tributario va por su lado, con su NIF y sus registros.

Fuente oficial y calendario actualizado: información de la Agencia Tributaria sobre los sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU.

Quedan fuera quienes ya tributan bajo otros regímenes de suministro de información, como el SII, y los territorios forales con su propio sistema. Si vendes desde el País Vasco o Navarra, tu marco es TicketBAI, no VeriFactu. Si quieres el detalle de en qué se diferencian estos marcos, está en VeriFactu, SII, TicketBAI y factura electrónica.

Un aviso práctico: la fecha de obligación no es la fecha en la que conviene empezar. Cambiar de sistema a mitad de ejercicio es más incómodo que hacerlo en enero, porque hay que repartir series y fijar una fecha de corte limpia.

¿Qué genera cada evento de tu tienda?

Cada cosa que pasa en tu tienda se traduce en un tipo de factura y en un tipo de registro. Un pedido facturable genera una factura completa (F1) o simplificada (F2) con su registro de alta. Una devolución genera una factura rectificativa, que también viaja como registro de alta. Una anulación genera un registro de anulación. Esta tabla es el mapa completo.

Tres detalles que casi nadie explica y que te ahorran disgustos:

La rectificativa no anula la factura original. Genera una factura nueva que apunta a la anterior. El artículo 15 del Real Decreto 1619/2012 fija los tipos: R1 para errores de contenido —importes, conceptos o datos del destinatario—, R2 para concurso de acreedores, R3 para crédito incobrable, R4 para el resto y R5 para rectificar una simplificada. Además hay dos modos: por sustitución, con los valores finales corregidos, y por diferencias, con solo la diferencia en negativo. Un reembolso parcial va por diferencias; corregir el nombre del cliente, por sustitución.

El canje a factura completa no es una rectificativa. Cuando el cliente pide factura después de haber recibido un ticket, se emite una F3 que sustituye a la simplificada y la referencia, pero no la anula (artículo 15.6 del Reglamento de facturación).

Un rechazo no rompe la cadena. La cadena la forma el orden cronológico en que tu sistema genera los registros, no la respuesta de la Agencia Tributaria. Un registro rechazado se corrige y se reenvía marcado como subsanación; el resto de la cadena sigue siendo válido.

¿Puedo facturar mis ventas online como facturas simplificadas?

Por importe, normalmente sí, y este es el punto donde más contenido erróneo circula. El artículo 4.1 del Real Decreto 1619/2012 fija el límite general en 400 euros, pero el artículo 4.2 lo sube a 3.000 euros para una lista tasada cuya letra a) son las ventas al por menor: las entregas de bienes muebles corporales en las que el destinatario no actúa como empresario o profesional, sino como consumidor final. Una tienda online que vende a particulares encaja ahí.

Con una excepción del propio reglamento: no cuentan como venta al por menor los bienes que, por sus características objetivas, sean principalmente de utilización empresarial o profesional. Si tu catálogo es maquinaria o consumibles industriales, tu límite vuelve a ser 400 euros.

Aparte, hay un matiz técnico que se cita mucho y se entiende mal: las validaciones de la Agencia Tributaria rechazan una F2 por encima de 3.000 euros con el error 1150. Esa cifra coincide con la del artículo 4.2, pero es otra cosa. Que un sistema acepte un registro no significa que la factura fuera la que tocaba expedir: el límite que te aplica lo fija el reglamento de facturación, no la validación del envío.

Lo que de verdad deja fuera a la simplificada no es el importe, sino quién compra y a dónde va la mercancía. El artículo 2.2 del mismo reglamento obliga a factura completa en todo caso cuando el destinatario es empresario o profesional que actúa como tal, en las entregas a otro Estado miembro, en las exportaciones y —esta sorprende a casi todo el mundo— cuando el comprador es una persona jurídica que no actúa como empresario o una Administración Pública: un ayuntamiento, o una asociación que compra sin actuar como empresario, necesita factura completa. Y el artículo 4.4 añade sus propios supuestos de exclusión.

Los tres casos que rompen una tienda de verdad:

• Ventas fuera de España. Si vendes a un consumidor de otro Estado miembro o exportas, el encaje depende de dónde se localice la operación y del régimen aplicable. Es material para tu asesoría, no para una configuración por defecto.
• El comprador es empresa, autónomo, entidad sin actividad empresarial o Administración. Necesita factura completa con sus datos.
• Bienes de uso principalmente profesional. Dejan de ser venta al por menor y vuelven al límite de 400 euros.

Esto es exactamente lo que rompe una tienda mal configurada: si tu tienda emite tickets por defecto y vendes a Francia o Portugal, estás emitiendo un documento que no cabe en esa operación. Un sistema serio no debería emitirlo: debería parar el pedido y avisarte. En Factulit, un pedido con venta a otro país de la UE sin NIF válido no se emite como simplificada, sino que pasa a revisión.

Si emites simplificadas de forma habitual, ten en cuenta también que la rectificativa de una simplificada es la R5, no la R1.

¿Qué pasa si vendo a Canarias, Ceuta y Melilla o a otros países de la UE?

Esas ventas no son ventas normales con otro tipo de IVA: son operaciones con su propia clave de régimen y su propia calificación. Un envío de la península a Canarias, Ceuta o Melilla se declara con clave de régimen 08 y calificación N2, sin tipo impositivo ni cuota repercutida. Una venta B2C a otro Estado miembro acogida a la ventanilla única se declara con la clave 17.

El motivo es que Canarias, Ceuta y Melilla están fuera del territorio de aplicación del IVA: la factura no repercute cuota y el registro tiene que decirlo con la calificación correcta. Si tu sistema intenta declararlas como una venta normal al 0 %, la Agencia Tributaria las rechaza.

En Factulit, esas claves se derivan automáticamente a partir del código postal de envío y del país y tipo de cliente, y el conector puede enviarlas de forma explícita si prefieres decidirlas tú. La derivación de la clave 08 con calificación N2 está probada en el entorno de pruebas de la AEAT (Preportal). La derivación de la clave 17 para ventanilla única está implementada y cubierta por tests de regresión, pero no la presentamos como validada contra la AEAT: es una capacidad del sistema, no una prueba en su entorno oficial.

Un matiz importante: lo anterior cubre la venta desde la península hacia Canarias, Ceuta y Melilla. Si tu empresa está establecida en Canarias y repercutes IGIC, tu caso es distinto y conviene hablarlo antes del alta.

¿Puedo usar dos programas de facturación a la vez con el mismo NIF?

Sí, y es más habitual de lo que parece. VeriFactu no exige una cadena única por NIF: la cadena de huellas es por sistema informático de facturación, no por obligado tributario. Puedes seguir facturando con el TPV de tu tienda física y usar otro programa para el canal online. La única condición real es que cada sistema use series de numeración distintas.

Cada sistema encadena sus propios registros entre sí y la Agencia Tributaria los distingue por su IDSistemaInformatico. El TPV genera su cadena; el software de la tienda online arranca la suya con su primer registro. Conviven en paralelo bajo el mismo NIF, no comparten huella y no se intercalan. Este modelo está expresamente contemplado por la Agencia Tributaria en sus preguntas frecuentes para desarrolladores.

Lo que sí choca es la numeración. Como los dos sistemas numeran por su cuenta, si ambos emiten la misma combinación de serie y número bajo el mismo NIF, la Agencia Tributaria lo rechaza como duplicado con el error 3000. La solución es de una línea: reparte las series de una vez, por ejemplo TPV para la tienda física y WEB para la online, y acuerda quién crea las series nuevas.

Dos apuntes técnicos que te ahorrarán una llamada: da igual la modalidad en la que opere el otro sistema, porque son SIF distintos y coexisten igual; y los caracteres válidos del número de serie son ASCII 32-126 excluyendo ", ', <, > y =, así que evita símbolos raros al inventarte una serie.

¿Cómo se conecta cada plataforma de ecommerce?

Cada plataforma tiene su propia pieza de conexión, pero todas hacen lo mismo: envían hechos —pedidos, clientes y estados— y dejan que la decisión fiscal la tome el servidor. Tú decides en el panel qué estado de pedido factura, cuál cancela y cuál genera abono; el conector no lo adivina.

Si vendes por varios canales, cada conexión lleva su propia serie reservada: multicanal no significa numeración enredada. Puedes verlo en todas las plataformas.

¿Qué deberías preguntarle a cualquier proveedor antes de contratarlo?

Diez preguntas, en este orden. Sirven para cualquier proveedor, no solo para nosotros. Si alguna se responde con un adjetivo en vez de con un hecho, insiste. Las tienes desarrolladas, con qué respuesta indica solvencia y cuál es señal de alarma, en cómo elegir un software VeriFactu para tu tienda online.

1. ¿Con qué versiones de mi plataforma está probado? No «compatible con todas»: probado, y con cuáles.
2. ¿Qué hace con un reembolso parcial? La respuesta buena incluye el detalle por línea, no un importe suelto.
3. ¿Emite factura completa y simplificada, y bloquea la simplificada donde la norma no la permite? Si emite F2 en una venta a distancia intracomunitaria, tienes un problema que se ve tarde. Las ventas a la Unión Europea tienen su propia guía: el IVA en las ventas online a otros países de la UE.
4. ¿Qué tipo de rectificativa emite y en qué modo? Debe saber distinguir R1 de R5 y sustitución de diferencias.
5. ¿Qué ocurre si la Agencia Tributaria no responde? Los registros deben encolarse y reenviarse, y el reenvío debe marcarse como incidencia, tal y como exige la norma. La facturación no puede pararse.
6. ¿Cómo evita los duplicados? Numeración única por NIF de emisor y, a ser posible, detección previa antes de enviar.
7. ¿Sirve para multitienda y para varias series? Pregunta también qué pasa si cambias de serie a mitad de ejercicio.
8. ¿Cómo trata los envíos a Canarias, Ceuta y Melilla y las ventas a la UE? Debe hablarte de claves de régimen y calificación, no de «porcentajes de IVA».
9. ¿Incluye el QR de verificación en tu propio PDF desde la expedición? Y recuerda: un QR sin registro no cumple nada.
10. ¿Puede enseñarte su declaración responsable y quién mantiene las actualizaciones normativas? Debe identificar el sistema con su IDSistemaInformatico: NIF del productor, nombre, versión y número de instalación.

Sobre la décima conviene ser tajante: no existe la homologación de software por la Agencia Tributaria. Lo que existe es la declaración responsable del productor del sistema, prevista en el Real Decreto 1007/2023. Si un proveedor se anuncia como «homologado» o «certificado por Hacienda», está describiendo algo que no existe. Puedes ver la declaración responsable de Factulit.

Empieza por tu plataforma

Si ya sabes con qué vendes, ve a la guía de tu plataforma. Si aún estás decidiendo, dinos qué tienda tienes y te contamos qué necesita para emitir con VeriFactu, qué plan te encaja por volumen y desde cuándo puedes empezar. Sin tarjeta.

En Factulit, los flujos de alta de factura completa y simplificada, anulación, anulación sin registro previo, subsanación tras rechazo y rectificativa están probados en el entorno de pruebas de la AEAT (Preportal), con última ejecución el 27/07/2026. Es una prueba en el entorno oficial de pruebas, no una homologación: la homologación no existe.

También puedes resolver dudas sueltas en las preguntas frecuentes sobre VeriFactu o consultar los planes y sus límites.