Qué es un SIF, qué es el IDSistemaInformatico y cómo verificar con él a tu proveedor
Un SIF, o sistema informático de facturación, es el programa que produce tus facturas y los registros que las acompañan. Es tu software, el que está instalado en tu tienda o en el servicio que contratas. No es un sistema de la Agencia Tributaria, aunque medio internet lo cuente así.
La confusión tiene consecuencias prácticas. Quien cree que el SIF es «lo de Hacienda» se pregunta cómo darse de alta en él. Quien entiende que el SIF es su propio programa hace la pregunta útil: qué tiene que hacer ese programa, y cómo comprueba uno que lo hace.
¿Qué significan exactamente los términos que vas a leer?
El vocabulario de VeriFactu es corto y se usa mal casi siempre. Estos seis términos aparecen en cualquier conversación con un proveedor de software, y entenderlos evita la mayoría de los malentendidos. Los define el Real Decreto 1007/2023 y los desarrolla la Orden HAC/1177/2024.
| Término | Qué es |
|---|---|
| SIF | El programa con el que emites tus facturas y que genera sus registros. Es tuyo, o de quien te presta el servicio |
| Registro de facturación | El apunte con los datos fiscales de cada factura que el SIF genera junto a ella |
| Huella | El resumen calculado sobre cada registro, que se enlaza con el del registro anterior y forma la cadena |
| IDSistemaInformatico | El bloque de datos que identifica, dentro de cada registro, al programa que lo generó |
| VERI*FACTU y no VERI*FACTU | Las dos modalidades oficiales: remitir los registros a la Agencia Tributaria según se generan, o firmarlos y conservarlos |
| Declaración responsable | El documento en el que el productor del software declara que su sistema cumple el reglamento |
¿Qué hace un SIF cada vez que tu tienda emite una factura?
Genera el documento y, a la vez, el registro de facturación de esa operación. Calcula su huella, la encadena con la del registro anterior y remite el registro a la Agencia Tributaria o lo firma electrónicamente, según la modalidad. El código QR de la factura sale de ese mismo proceso.
Ese orden importa. El registro no se produce después, al cerrar el día ni al presentar un modelo. Nace con la factura, y por eso una factura emitida por fuera del sistema deja un hueco visible en la cadena.
En una tienda online el disparador de todo esto es el pedido. Alguien compra, la plataforma marca el pedido en el estado que hayas configurado y el sistema expide. La parte que a veces se subestima es que ese momento lo decides tú, y que la responsabilidad de emitir dentro de plazo sigue siendo del titular del negocio.
¿Qué es el IDSistemaInformatico y para qué sirve?
Es el documento de identidad del programa dentro de cada registro. Lo forman el NIF del productor del software, el nombre del sistema, su versión y el número de instalación. Acompaña a cada registro de facturación, de modo que siempre se puede saber qué programa, en qué versión y en qué instalación emitió una factura concreta.
| Componente | Qué identifica | Qué revela sobre tu proveedor |
|---|---|---|
| NIF del productor | Quién fabrica el software | Si hay una empresa española identificable detrás del producto |
| Nombre del sistema | El producto tal y como su productor lo declara | Si el nombre coincide con el de la declaración responsable |
| Versión | Qué versión emitió esa factura | Si el producto se mantiene y con qué ritmo |
| Número de instalación | Qué implantación concreta emitió | Si tu instalación se distingue de las demás del mismo producto |
La utilidad menos obvia es la trazabilidad hacia atrás. Si en una revisión aparecen dos facturas de tu negocio emitidas con programas distintos, el identificador lo dice sin que nadie tenga que reconstruirlo de memoria. Es también lo que permite ver que una tienda migró de sistema a mitad de ejercicio.
¿Cómo uso ese identificador para comprobar a un proveedor antes de contratarlo?
Pidiéndole los cuatro datos y contrastándolos. Un proveedor que cumple los tiene a mano, porque son los que envía en cada registro. Uno que se enreda al dárselos, o que responde con generalidades comerciales, está diciendo algo. Esta comprobación cuesta un correo y se hace antes de firmar nada.
- Pide el NIF del productor y comprueba que es el de quien te va a facturar la licencia. Si no coinciden, pregunta quién declara el sistema, porque la declaración responsable es del productor.
- Pide el nombre exacto del sistema tal y como viaja en el registro. Debe ser el mismo que figura en la declaración responsable, no un nombre comercial parecido.
- Pregunta en qué versión está el producto y con qué frecuencia la actualizan. La documentación técnica de la Agencia Tributaria cambia, y un sistema que no se mueve en meses es una señal.
- Pregunta cómo se asigna tu número de instalación. Debe distinguir tu implantación de la de otro cliente del mismo producto.
- Pide ver la declaración responsable publicada, no un resumen. La nuestra está en la declaración responsable de Factulit.
- Pide ver un registro real de prueba y una factura con su QR. Un PDF con un QR decorativo que no corresponda a ningún registro no prueba nada.
¿Existe algún SIF homologado o certificado por la AEAT?
No. La homologación de software de facturación no existe en esta normativa, y no hay ninguna lista oficial de programas aprobados. Lo que el RD 1007/2023 prevé es la declaración responsable del productor: un documento en el que el fabricante identifica su sistema y declara que cumple los requisitos del reglamento.
De ahí que un anuncio de «software homologado por Hacienda» sea, en el mejor de los casos, una imprecisión de marketing. Lo comprobable es otra cosa: que exista declaración responsable, que identifique el sistema con el mismo nombre que viaja en los registros, y que el productor sea quien dice ser.
¿Cambia algo cuando el que factura es un ecommerce?
Cambian el volumen y el número de puntos de emisión, no los requisitos. Una tienda puede acabar con varios sistemas conviviendo bajo el mismo NIF: el módulo de la tienda y el programa con el que el gestor emite lo demás. Cada uno es un SIF distinto, con su propio identificador y su propia cadena de huellas.
Eso tiene una consecuencia muy concreta. La cadena de registros es por sistema, así que dos sistemas bajo el mismo NIF no comparten cadena, pero sí tienen que usar series de numeración distintas. Si se repite serie más número bajo el mismo NIF, la Agencia Tributaria lo rechaza como duplicado.
La otra consecuencia es de gobierno del día a día. Cuantos más puntos de emisión, más fácil es que alguien emita una factura por fuera. En una tienda con módulo, la disciplina consiste en que todo lo que se venda salga por el mismo sitio.
Dónde seguir comprobando
Las preguntas frecuentes sobre modalidades, QR y errores de la Agencia Tributaria están reunidas en el hub de preguntas frecuentes de VeriFactu. Y el documento con el que se comprueba a un productor de software, el nuestro, está publicado en la declaración responsable de Factulit, con el sistema identificado tal y como viaja en los registros.
¿Quieres pasar de entender el SIF a tener VeriFactu preparado en tu tienda online? Te ayudamos a revisar el encaje de tu plataforma y los siguientes pasos.