Vendes en Amazon y en tu tienda: cómo se ordenan series y registros

Vendes el mismo producto en dos sitios. En tu tienda, con tu checkout y tu pasarela. Y en un marketplace, donde el comprador no ve tu marca hasta que abre la caja. De las dos ventas tiene que salir una numeración ordenada y un registro por cada factura.

Un canal de venta es cada vía por la que entran pedidos con reglas propias: tu tienda online, el marketplace, el pedido B2B que alguien crea a mano. Un perfil de facturación es la configuración que aplicas a ese canal: su par de series, la ordinaria y la rectificativa, más su modo de emisión.

Este artículo separa dos problemas que llegan mezclados. Uno es fiscal y no lo resuelve un blog. El otro es de numeración y se resuelve el día del alta.

¿Quién expide la factura cuando vendo en un marketplace?

Depende del acuerdo que hayas firmado con la plataforma y del tipo de operación. Hay marketplaces que funcionan como escaparate y cobran una comisión por la venta. Hay otros que intervienen en la operación con consecuencias fiscales propias. Cuál es tu caso se decide con el contrato delante y con tu asesoría, no con una regla general.

No es una respuesta cómoda, pero es la honesta. La normativa del IVA contempla supuestos en los que una interfaz digital que facilita ventas asume obligaciones propias en esa operación, y su alcance no es igual en todos los modelos. Un artículo que te diga «facturas tú siempre» te está simplificando algo que tu contrato puede haber resuelto de otra manera.

Lo que sí se puede decir es qué consecuencia tiene cada respuesta dentro de tu sistema.

La última fila es la única recomendación fiscal que este artículo se permite. Sincronizar pedidos no emite facturas por sí solo. Puedes tener el canal conectado y sus pedidos a la vista mientras la pregunta sigue abierta.

¿Necesito una serie distinta para las ventas del marketplace?

La norma no obliga a separar series por canal. La práctica sí lo pide. Dos canales que emiten bajo el mismo NIF con la misma serie acaban coincidiendo en un número, y la Agencia Tributaria rechaza ese segundo registro como duplicado con el error 3000.

Ese error tiene una lectura tranquilizadora y otra desagradable. La tranquilizadora es que un 3000 no deja la factura sin registrar: el registro que ya constaba sigue vigente y lo que toca es reconciliar el estado. La desagradable es que acabas de descubrir que dos canales llevaban la misma numeración, y eso no se arregla reenviando.

Conviene entender por qué ocurre. La cadena de huellas se construye dentro de cada sistema informático de facturación, no bajo el NIF, tal y como impone el Real Decreto 1007/2023. Lo que sí es único por NIF de emisor es la combinación de serie y número. Ahí es donde los canales chocan.

Dentro de Factulit, todas las conexiones de un mismo negocio comparten una única cadena, aunque cada una lleve su propia serie. La separación que ves en series y perfiles es organizativa: sirve para que la numeración sea legible por canal y para que cada canal tenga su comportamiento. Por debajo, la cadena de huellas es una sola.

El caso de convivir con un programa ajeno, un TPV o el de tu gestoría, está desarrollado en usar dos programas de facturación con el mismo NIF. Allí la separación de series pasa de buena práctica a única salida.

¿Cómo se separan los canales dentro de un mismo NIF?

Con perfiles de facturación. Cada perfil se aplica a un canal y lleva su par de series propio y su modo de emisión. Un canal puede emitir en automático mientras otro deja el borrador esperando tu confirmación. Esa separación es configuración expresa del titular, no una clasificación que el sistema deduzca del pedido.

La nomenclatura habitual es WEB para el canal online propio y COM para el comercial, que agrupa lo que no entra por tu checkout. Los nombres los eliges tú. Lo que importa es que ninguna serie viaje entre dos perfiles.

Ampliar el alcance después no es un cambio silencioso. Añadir un perfil o pasar un canal de revisión a automático exige volver a dar el consentimiento. Ese cambio puede empezar a emitir facturas de un canal que hasta entonces no facturaba, y una factura emitida no se deshace.

¿Cambia el tipo de factura según el canal?

Depende de quién compra y de qué compra. El canal no interviene en esa decisión. Una venta al por menor a un consumidor final admite factura simplificada hasta 3.000 euros con IVA incluido, por la letra a) del artículo 4.2 del Real Decreto 1619/2012. El límite general de 400 euros del apartado 1 es el que aplica al resto de operaciones.

El importe rara vez es lo que deja fuera a una venta de tienda. Los filtros reales son los supuestos del artículo 4.4, entre ellos determinadas ventas a distancia, y que el comprador sea una empresa que necesita factura completa. Si tu marketplace te trae compradores de otros países, ese encaje es materia para tu asesoría.

Hay además un plazo que cambia con el destinatario. Cuando el destinatario es empresario o profesional, el artículo 11 del mismo reglamento exige expedir la factura antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo.

¿Qué pasa con las devoluciones que gestiona el marketplace?

Si la factura ya estaba emitida, la devolución se documenta con una factura rectificativa del artículo 15 del RD 1619/2012. Que el reembolso lo ejecute la plataforma no cambia quién expidió la factura original. La modificación de la base imponible tiene además sus propias condiciones en el artículo 80 de la Ley 37/1992 del IVA.

El problema práctico del marketplace no es normativo. Es de datos. En tu tienda ves el reembolso en el momento y con su detalle por línea. En un marketplace puedes enterarte días más tarde, dentro de una liquidación que agrupa ventas y devoluciones.

De ahí sale una regla sencilla. El canal cuyos reembolsos llegan tarde y sin detalle es el que debe quedarse en revisión. Se rectifica cuando la información está completa, con la fecha de operación que corresponda, y queda rastro de la decisión.

¿Qué hay que decidir antes de activar el segundo canal?

Cinco decisiones, y ninguna de ellas es técnica. Se toman una vez, se escriben y se aplican igual en cada pedido. Casi todos los líos de numeración que acaban en soporte nacen de no haber tomado alguna de ellas y de haber dejado que la respondiera el estado que traía la plataforma por defecto.

Qué leer después

Si además de los dos canales online tienes un TPV físico o una gestoría que emite por su cuenta, ese reparto está en dos programas VeriFactu con el mismo NIF. El mapa completo de cómo factura una tienda online está en VeriFactu para tiendas online.