Cambiar de programa de facturación a mitad de año: qué pasa con tus series

Hay una creencia muy extendida y muy cara: que cambiar de programa de facturación obliga a esperar a enero. No obliga. Puedes estrenar sistema un martes de septiembre sin romper nada, y la numeración no tiene por qué volver al uno.

Hay que tomar tres decisiones antes de empezar: qué serie usa el sistema nuevo, qué pasa con lo que ya emitió el antiguo y qué te llevas de allí antes de dejar de pagarlo. Este artículo va sobre esas tres.

El punto de partida resuelve la mitad de las dudas: la cadena de huellas es por sistema informático de facturación, no por NIF. Tu programa antiguo tiene su cadena y el nuevo empieza la suya. No hay que continuar nada, ni empalmar huellas entre programas, ni pedir permiso para hacerlo.

¿Se puede cambiar de programa en mitad del ejercicio?

Sí, y es más habitual de lo que se cree. La normativa no exige que un sistema de facturación cubra un ejercicio completo, ni que el cambio coincida con el 1 de enero. Lo que exige es que cada factura tenga su registro y que la numeración sea correlativa dentro de su serie.

Fija una fecha de corte explícita: a partir de tal día y tal hora, las ventas nuevas se emiten con el sistema nuevo. Sin esa frontera aparecen operaciones documentadas dos veces —una en cada programa— o, peor, huecos donde nadie facturó porque cada equipo pensó que lo hacía el otro.

¿Tengo que empezar la numeración desde cero?

No, y probablemente no debas. Tienes dos caminos razonables: estrenar una serie nueva, que empieza por su número 1 y es la opción limpia, o seguir con la misma serie continuando la numeración, que solo funciona si el sistema antiguo deja de emitir en esa serie ese mismo día. Elegir el segundo camino con los dos programas activos es pedir un choque de números.

Ese choque tiene nombre y código: cuando bajo el mismo NIF se repite el par de serie y número, la Agencia Tributaria lo rechaza como duplicado. Es el error 3000. Y conviene saber una cosa que tranquiliza: recibir un 3000 no significa que la factura se haya quedado sin registrar; significa que ese par ya constaba.

Al elegir el nombre de la serie hay una restricción de formato que sorprende: el registro no admite cualquier carácter. Solo entra un subconjunto de los caracteres ASCII imprimibles, y quedan fuera algunos signos como las comillas y los ángulos. Con letras, números y guiones —«WEB2026», «TIENDA-A»— nunca hay problema. Si tu numeración lleva algo más raro heredado del sistema anterior, pruébalo antes del corte y no el día del corte.

¿Qué pasa con las facturas que ya emitió el programa anterior?

Se quedan donde están y siguen siendo válidas. No hay que migrarlas al sistema nuevo, ni volver a registrarlas, ni importar el histórico para que la cadena tenga sentido. Cada registro pertenece a la cadena del sistema que lo generó, y esa cadena no necesita continuidad en otro programa.

Lo que no desaparece con el cambio de programa es la obligación de conservación. El Real Decreto 1007/2023 exige que los registros se conserven íntegros, legibles y accesibles durante el periodo de prescripción. Antes de dar de baja el sistema antiguo, comprueba que vas a poder seguir accediendo a lo que emitió.

¿Y si tengo que rectificar una factura emitida con el programa antiguo?

Se rectifica igual, y hay dos caminos válidos. Puedes hacerlo desde el sistema antiguo si sigue operativo, en cuyo caso la rectificativa nace en su cadena. O puedes hacerlo desde el sistema nuevo, emitiendo una rectificativa en tu serie rectificativa actual que referencia la factura original por su serie y su número.

El segundo camino es el que usa casi todo el mundo, porque nadie quiere mantener vivo un contrato por si acaso. Es también la pregunta que casi nadie hace antes de migrar y que aparece a las tres semanas. Si es tu caso, háblalo con tu asesor antes de la migración: cuesta cinco minutos por adelantado y una tarde a posteriori.

¿Qué hay que exportar antes de dar de baja el programa antiguo?

Cinco cosas, y ninguna se puede pedir después de cancelar la suscripción. Es la lista aburrida que nadie hace hasta que ya es tarde, y la que convierte una migración en un trámite en lugar de en un problema. Pídelas por escrito y comprueba que se descargan de verdad antes de cursar la baja.

En Factulit, la exportación en CSV y la descarga de los PDF en ZIP están en el panel y puedes bajártelas cuando quieras mientras tu cuenta esté activa. Es la prueba razonable que pedirle a cualquier proveedor antes de firmar: no cómo se entra, sino cómo se sale.

Checklist de migración

1. Fecha y hora de corte decididas y comunicadas al equipo.
2. Serie del sistema nuevo elegida y probada.
3. Confirmado que el sistema antiguo deja de emitir en esa serie.
4. Exportación completa del histórico descargada y comprobada.
5. Decidido dónde se rectifican las facturas antiguas.
6. Una venta de prueba emitida en el sistema nuevo antes del corte.
7. La baja del sistema antiguo cursada solo después de los seis puntos anteriores.

Qué leer después

Si el plan no es sustituir un programa sino sumar uno —tienda online por un lado, TPV o gestoría por otro—, ese caso está en usar dos programas de facturación con el mismo NIF. Si el sistema que abandonas está en una modalidad y el nuevo en otra, la comparación está en VeriFactu o no VeriFactu. Y si todavía estás eligiendo, los criterios están en cómo elegir un software VeriFactu.